会議が長いのは話が多いからではなく、終わらせ方が決まっていないから。招集前に決める3点、脱線を論点に戻す言い回し、終わりの2分の型まで、30分会議を15分に縮める実践手順をまとめました。
予定表が会議で埋まり、自分の仕事は夕方から始まる。しかも終わってみると、決まったのは最初の5分で話した一点だけ。そんな会議が週に何本も入っていないでしょうか。
会議が長いのは、話が多いからではありません。多くの場合、終わらせ方が決まっていないからです。開く前・進める間・閉じる瞬間の3か所に手を入れれば、同じ議題を半分の時間で片付けられます。
会議が延びる理由は、議論が深いからではなく、決める人と決め方が曖昧だからです。次のどれかに当てはまる会議は、ほぼ時間を超えます。
逆に言えば、決める人と決め方を先に置くだけで、同じ議題がすっと終わります。
1. 目的を一文で書く
「営業の進捗共有」では終わりません。「A案とB案のどちらで進めるか、本日中に決める」と書くと、関係のない話が自然に入りにくくなります。
2. 参加者を絞る
結論を読めば足りる人は、招集せず議事メモの共有先にします。人数が増えるほど、発言の順番待ちと確認のやりとりが増えます。
3. 事前に読むものを渡す
前日までに論点と資料を送り、「会議では読み合わせをしない」と宣言します。読む時間を外に出すだけで、本体は短くなります。
言い方が決まっていないと、話を止めるのに気後れします。あらかじめ型を持っておくと角が立ちません。
あわせて、残り時間を全員が見える場所に出しておきます。画面共有のタイマーでも、机の上の時計でも構いません。時間が見えていると、参加者が自分で話を短くします。
最後の2分の使い方で、次の会議の長さが決まります。
この3点だけをその場で読み上げ、そのまま議事メモとして送ります。きれいな議事録を後で作るより、短い確認を即日送るほうが手戻りが少なくなります。
短くする工夫の先に、開かない判断があります。
いきなり廃止すると不安が残ります。期間を決めた試行として提案すると、関係者の抵抗が小さくなります。
時間を詰めすぎると、別の問題が出ます。意見を言う余裕がなくなり、決定に納得感が伴わないまま進むことがあります。反対意見が出にくくなった、あとで差し戻しが増えた、という兆しが見えたら、短縮より先に議題の切り方を見直してください。効率は、やり直しの回数まで含めて測るものです。
Q. 自分は進行役ではありません。それでも短くできますか
できます。開始時に「今日決めることは何でしょう」と一度確認するだけで、会議の輪郭がはっきりします。終盤に「決まったことを確認させてください」と言うのも、立場を問わず使える手です。
Q. 立ったまま行う会議は効果がありますか
短い共有には向くとされていますが、相性は内容によります。資料を読み込む議題や、長く考える議題には不向きです。体調や事情で立てない人がいる場面では、無理に勧めないでください。
Q. 事前資料を誰も読んでくれません
量が多すぎる可能性があります。論点を3行に絞り、「読む前提で進める」と毎回宣言してください。それでも読まれないなら、冒頭に黙読の時間を2分取るほうが、読み上げるより短く済みます。
あとから自分の書き込みを消すには、ここに入れた文字が必要です。入れないと消せません。この端末には記憶します（他の人には見えません）。
