資料作成が遅いのは作業量ではなく、毎回やり直している「判断」の多さが原因です。時間の内訳の測り方、構成と見た目を分けた型のつくり方、使い回しても中身が古くならない工夫までを具体的に解説します。
月曜の朝、先週とほとんど同じ構成の報告書を、また白紙から作り始めてしまう。フォントを選び、色に迷い、書き出しの一文で止まる。資料作成に時間がかかる本当の理由は、手を動かす量ではなく、毎回ゼロからやり直している「判断」の多さにあります。
前提として、資料づくりは「考える」「並べる」「飾る」の三つに分けられます。短縮できるのは主に後ろの二つで、「考える」を削ると中身の薄い資料になります。自分がいまどこを短縮しようとしているのかを意識することが出発点です。
改善の前に、一本の資料にかかった時間をざっくり記録します。感覚と実際は、たいていずれています。
多くの場合、削れるのは「構成を考えていた時間」と「見た目を整えていた時間」です。ここが大きいなら、型をつくる効果が高い状態だと判断できます。
ひとつのファイルに両方を詰め込むと、直したいときに崩れます。二階建てにすると管理が楽になります。
色は多くても三色程度に抑えると、選ぶ手間が消えて統一感も出ます。
毎回書き直している言い回しは、判断ではなく作業です。一か所にまとめてしまいましょう。
構成に迷う時間の多くは、結論が決まっていないことから生まれます。
個人の時短で止めず、共有すると効果が伸びます。
型は判断を減らす道具ですが、考えることまで省くと中身が空になります。相手が変われば知りたいことも変わります。使い回すのは構成と見た目にとどめ、結論と根拠は毎回自分で組み立ててください。
Q. 型をつくる時間が確保できません
最初から完成させる必要はありません。次に作る一本を、そのまま型の下書きとして保存するだけで十分です。二本目、三本目で気づいた点を足していけば、数回で実用になります。
Q. 資料が多様で、型にはまらないのですが
すべてを型にする必要はありません。年に何度も作るものだけを対象にしてください。頻度の低い資料は、そのつど考えたほうが結果的に速いことがあります。
Q. 見た目を整える時間はどこまで削っていいですか
読みやすさに関わる部分は削らないほうがよいとされています。具体的には文字の大きさ、行間、余白です。逆に、装飾的な図形や影、凝ったアニメーションは省いても伝わり方はほとんど変わりません。
Q. テンプレートを使うと手抜きに見えませんか
見た目がそろっている資料は、むしろ整った印象になります。手抜きに見えるのは、前回の内容が残っていたり、結論が見えない構成のときです。
あとから自分の書き込みを消すには、ここに入れた文字が必要です。入れないと消せません。この端末には記憶します（他の人には見えません）。
